Kundenwebsites überwachen: Ein Monitoring-Leitfaden für Agenturen

Wer als Agentur zwanzig, fünfzig oder hundert Projekte betreut, erfährt von Ausfällen oft auf dem ungünstigsten Weg: durch einen Anruf des Kunden. Dabei ist das Problem selten ein fehlendes Werkzeug, sondern fehlende Ordnung. Wenn du Kundenwebsites überwachen willst, reicht es nicht, jede Startseite einmal in ein Monitoring-Tool einzutragen. Du brauchst eine klare Antwort darauf, was pro Projekt geprüft wird, wer bei welchem Alarm reagiert und wie das Ganze zu deinen Wartungsverträgen passt.

In diesem Artikel zeigen wir, wie wir Monitoring für Agenturen aufbauen würden: von der Bestandsaufnahme über die Checks pro Website bis zur Alarmierung und zum Offboarding, wenn ein Projekt endet.

Warum Kundenwebsites überwachen eine eigene Disziplin ist

Eine einzelne Firmenwebsite zu überwachen, ist überschaubar. Bei einer Agentur kommen Dinge dazu, die das Thema deutlich anspruchsvoller machen:

Viele Umgebungen, wenig Einheitlichkeit. Ein Projekt läuft auf einem Managed-WordPress-Hosting, das nächste auf einem eigenen Server mit Laravel, das dritte bei einem Shop-Anbieter. Jede Umgebung hat eigene Schwachstellen.
Geteilte Verantwortung. Oft liegen Domain, Hosting oder DNS beim Kunden, während die Agentur für die Website verantwortlich gemacht wird. Fällt etwas aus, landet die Frage trotzdem bei dir.
Wechselnde Besetzung. Projekte werden übergeben, Freelancer kommen und gehen, Zuständigkeiten verschieben sich. Ein Monitoring, das nur eine Person versteht, überlebt solche Wechsel selten.
Vertragliche Zusagen. Viele Agenturen verkaufen Wartungs- oder Supportpakete. Spätestens dann solltest du belegen können, wann eine Seite erreichbar war und wann nicht.

Gutes Monitoring für Agenturen ist deshalb vor allem eine organisatorische Aufgabe, die von einem technischen Werkzeug unterstützt wird.

Schritt 1: Bestandsaufnahme aller Kundenprojekte

Bevor du den ersten Monitor anlegst, verschaffe dir einen Überblick. Eine einfache Tabelle genügt, solange sie vollständig ist. Pro Projekt solltest du festhalten:

Alle Domains, auch Weiterleitungs-, Kampagnen- und Tippfehler-Domains.
Wichtige Seiten und Endpunkte, etwa Startseite, Kontaktformular, Shop-Checkout, Login, API oder Webhook-Empfänger.
Wiederkehrende Jobs: Backups, Importe, Newsletter-Versand, Feed-Exporte, Cache-Warmup.
Wer was verwaltet: Registrar, Hosting, DNS, SSL-Zertifikat. Bei der Agentur oder beim Kunden?
Was vertraglich vereinbart ist: Gibt es einen Wartungsvertrag, Reaktionszeiten, Ansprechpartner beim Kunden?

Die Bestandsaufnahme hat einen Nebeneffekt, der oft wertvoller ist als das Monitoring selbst: Du findest Projekte, für die niemand mehr zuständig ist, und Domains, die auf privaten Konten ehemaliger Mitarbeitender liegen.

Schritt 2: Was du pro Website prüfen solltest

Nicht jedes Projekt braucht dieselben Checks. Ein sinnvolles Grundgerüst für eine typische Kundenwebsite sieht so aus.

Erreichbarkeit der wichtigsten Seiten

Der Klassiker ist ein HTTP-Check auf die Startseite. Er sagt dir, ob der Server antwortet und welchen Statuscode er liefert. Für Shops und Webanwendungen ist das zu wenig: Die Startseite kann aus dem Cache kommen, während der Checkout mit einem Fehler 500 abbricht. Lege deshalb auch Monitore für die Seiten an, mit denen dein Kunde Geld verdient oder Anfragen bekommt.

Achte auf den Statuscode, den du erwartest. Eine Seite, die mit 200 antwortet, aber eine Fehlermeldung des CMS zeigt, ist für Besucher genauso kaputt wie ein 503. Eine Suchwort-Prüfung hilft hier: Der Monitor schlägt Alarm, wenn ein bestimmter Text auf der Seite fehlt, zum Beispiel der Name des Warenkorb-Buttons. Mehr dazu, welcher Code was bedeutet, findest du in unserem Artikel über HTTP-Statuscodes.

SSL-Zertifikate und Domains

Abgelaufene Zertifikate und vergessene Domain-Verlängerungen gehören zu den ärgerlichsten Ausfällen, weil sie vollständig vorhersehbar sind. Gerade wenn Domain oder Hosting beim Kunden liegen, siehst du ein Problem sonst erst, wenn es zu spät ist. Wie du beides im Blick behältst, beschreiben wir ausführlich in SSL-Zertifikat überwachen und Domain-Ablauf überwachen.

Cronjobs und Hintergrundprozesse

Viele Ausfälle sieht man von außen nicht. Wenn das nächtliche Backup seit drei Wochen nicht mehr läuft, antwortet die Website trotzdem mit 200. Solche Jobs überwachst du mit Heartbeats: Der Job ruft nach erfolgreichem Lauf eine Ping-URL auf, und bleibt der Ping aus, gibt es einen Alarm.

Ein Sonderfall, der bei Agenturen ständig vorkommt, ist WordPress. WP-Cron ist kein echter Cron, sondern wird bei Seitenaufrufen ausgelöst. Auf Seiten mit wenig Traffic laufen geplante Aufgaben deshalb unzuverlässig, auf Seiten mit Vollseiten-Cache unter Umständen fast gar nicht. Ein robusteres Muster ist, WP-Cron in der wp-config.php abzuschalten:

define( 'DISABLE_WP_CRON', true );

und die fälligen Aufgaben stattdessen über einen System-Cronjob mit WP-CLI auszuführen, abgesichert mit einem Heartbeat:

*/5 * * * * cd /var/www/kunde-a && wp cron event run --due-now > /dev/null && curl -fsS -m 10 --retry 3 https://kaspar.app/p/DEIN_TOKEN > /dev/null

Bei Laravel-Projekten gilt dasselbe für den Scheduler: Überwache, ob schedule:run überhaupt aufgerufen wird, und sichere wichtige Tasks mit pingOnSuccess() ab. Die Details zu Ping-URLs, Toleranzzeiten und Exit-Codes findest du in unserem Leitfaden Cronjobs überwachen mit Heartbeats.

Defekte Links

Nach einem Relaunch, einer Umstellung der Permalinks oder dem Löschen alter Inhalte entstehen schnell defekte Links. Einen Ausfall verursachen solche Links nicht, sie schaden aber dem Nutzererlebnis und der SEO, für die viele Agenturen ebenfalls verantwortlich sind. Ein regelmäßiger Scan der ganzen Website zeigt neue Fehler, bevor der Kunde sie in der Search Console entdeckt. Wie du dabei vorgehst, steht in Defekte Links finden und SEO schützen.

Schritt 3: Ordnung im Monitoring schaffen

Bei einer Handvoll Monitore ist Ordnung kein Thema. Bei mehreren hundert entscheidet sie darüber, ob ihr im Ernstfall schnell reagiert.

Trenne Kunden sauber voneinander. Jeder Kunde sollte einen eigenen Bereich bekommen, in dem seine Monitore, Alarmkanäle und Ansprechpartner zusammenliegen. So siehst du auf einen Blick, welcher Kunde betroffen ist, und kannst Projektbeteiligte gezielt einladen, ohne ihnen Zugriff auf alle anderen Projekte zu geben.

Benenne Monitore einheitlich. Ein Schema wie Kunde – Projekt – Prüfung (etwa „Müller GmbH – Shop – Checkout“) macht Alarme ohne weiteren Kontext verständlich. Wer nachts eine Nachricht bekommt, sollte nicht erst rätseln müssen, was „Monitor 47“ ist.

Gruppiere zusätzlich nach Querschnittsmerkmalen. Neben dem Kunden helfen Merkmale wie Umgebung (Produktion, Staging), Hosting-Anbieter oder Wartungspaket. Fällt ein Hoster aus, filterst du so in Sekunden alle betroffenen Projekte heraus.

Halte die Liste aktuell. Monitore für längst abgeschaltete Seiten erzeugen Fehlalarme und verwässern die Aufmerksamkeit. Lege fest, dass beim Projektabschluss und bei jeder Kündigung auch das Monitoring angepasst wird.

Schritt 4: Alarme an die richtigen Leute schicken

Die häufigste Schwäche in Agentur-Setups ist nicht die fehlende Prüfung, sondern der falsche Empfänger. Ein Alarm, der in einem Sammelpostfach landet, das niemand liest, ist kaum besser als gar keiner.

Lege für jeden Alarm einen Kanal fest, den jemand wirklich liest. In den meisten Agenturen heißt das: Slack oder Telegram für akute Ausfälle, E-Mail für Hinweise mit Vorlauf wie ablaufende Zertifikate.
Schicke Alarme nicht über die überwachte Infrastruktur. Läuft die E-Mail des Kunden auf derselben Domain wie die Website, erreicht ihn eine Ausfallmeldung per E-Mail womöglich genau dann nicht, wenn es darauf ankommt.
Kläre, ob der Kunde mitalarmiert wird. Manche Kunden wollen sofort informiert werden, andere nur, wenn ein Ausfall länger dauert. Halte das im Vertrag oder in der Projektdokumentation fest.
Binde eigene Systeme per Webhook an. Wenn deine Agentur ein Ticketsystem oder eine eigene Bereitschaftsplanung nutzt, ist ein Webhook der sauberste Weg, Alarme dort automatisch einzuspielen.
Vermeide Alarmfluten. Fällt ein Server mit zwanzig Kundenseiten aus, helfen zwanzig einzelne Nachrichten niemandem. Eine Zusammenfassung ist hier deutlich nützlicher.

Wichtig ist außerdem eine klare Regel, wer reagiert. Wer hat diese Woche Bereitschaft, wer übernimmt außerhalb der Bürozeiten, und ab wann wird der Kunde informiert? Ohne diese Absprachen sehen im Zweifel alle den Alarm und alle gehen davon aus, dass sich schon jemand kümmert.

Schritt 5: Monitoring in Wartungsverträge einbinden

Monitoring ist für Agenturen nicht nur Absicherung, sondern auch ein nachvollziehbarer Teil der Leistung, die du deinen Kunden anbietest. Damit das funktioniert, sollten Vertrag und Technik zusammenpassen.

Formuliere, was überwacht wird. Statt „Wir überwachen deine Website“ lieber konkret: Erreichbarkeit der Startseite und des Shops, SSL-Zertifikat, Domain, nächtliches Backup, regelmäßiger Scan auf defekte Links.

Unterscheide Erkennung und Reaktion. Ein Monitoring-Dienst erkennt Ausfälle innerhalb von Minuten. Wie schnell ihr reagiert, ist eine andere Zusage und hängt von Bürozeiten und Bereitschaft ab. Vermische beides nicht in einer einzigen Zahl.

Sei vorsichtig mit Verfügbarkeitsgarantien. Wenn Hosting, DNS oder Domain beim Kunden oder einem Dritten liegen, kannst du deren Verfügbarkeit nicht garantieren. Eine ehrliche Formulierung ist: Wir erkennen Ausfälle und kümmern uns im vereinbarten Rahmen darum.

Nutze die Historie. Ausfallzeiten und Antwortzeiten der letzten Wochen sind eine gute Grundlage für Gespräche mit dem Kunden, etwa wenn ein Hostingwechsel ansteht oder Performance-Probleme diskutiert werden.

Schritt 6: Onboarding und Offboarding als Routine

Damit das Monitoring dauerhaft stimmt, sollte es fester Bestandteil deiner Projektabläufe sein.

Beim Onboarding eines neuen Projekts gehören die Monitore auf dieselbe Checkliste wie Backups und Zugangsdaten: Monitore anlegen, Alarmkanäle zuordnen, Cronjobs mit Heartbeats versehen, eine Testbenachrichtigung schicken. Erst dann gilt das Projekt als übernommen.

Beim Go-live nach einem Relaunch lohnt sich ein gezielter Blick: Stimmen die überwachten URLs noch, liefern alte Adressen eine Weiterleitung statt 404, und hat sich der Text geändert, auf den deine Suchwort-Prüfung achtet?

Beim Offboarding pausierst oder löschst du die Monitore, entfernst den Kunden aus den Alarmkanälen und dokumentierst, wer ab jetzt verantwortlich ist. So vermeidest du Alarme für Seiten, die du gar nicht mehr betreust, und Kunden bekommen keine Nachrichten mehr von einer Agentur, mit der sie nicht mehr zusammenarbeiten.

Typische Fehler beim Monitoring von Kundenwebsites

Zum Schluss die Muster, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen:

Nur die Startseite wird geprüft, obwohl der Shop oder das Formular das eigentlich Wichtige ist.
Cronjobs werden gar nicht überwacht, weil von außen alles in Ordnung aussieht.
Alle Alarme gehen an eine einzige Person, die gerade im Urlaub ist.
Monitore abgeschalteter Projekte laufen weiter und erzeugen Rauschen.
Domain und Zertifikat liegen beim Kunden, und niemand behält die Fristen im Blick.

Jeder dieser Punkte lässt sich mit wenig Aufwand beheben, sobald er einmal sichtbar ist.

Wie Kaspar Agenturen beim Überwachen von Kundenwebsites unterstützt

Wir haben Kaspar so gebaut, dass dieser Ablauf in einem Werkzeug zusammenläuft. Du legst für jeden Kunden einen eigenen Workspace an und lädst Kolleginnen und Kollegen ein. Ein Tarif pro Account gilt für alle deine Workspaces. Mit Tags gruppierst du Monitore zusätzlich, zum Beispiel nach Umgebung oder Hosting-Anbieter, und filterst die Monitorliste danach.

Pro Workspace überwacht Kaspar die Erreichbarkeit deiner Websites mit Statuscode- und Suchwort-Prüfung, warnt 30, 14, 7 und 1 Tag vor dem Ablauf eines SSL-Zertifikats, behält das Ablaufdatum von Domains im Blick und überwacht Cronjobs per Heartbeat. Im Pro-Tarif scannt die Link-Überwachung ganze Websites regelmäßig auf defekte Links. Alarme verschicken wir per E-Mail, Slack, Telegram oder Webhook, mit Erinnerungen während eines Ausfalls und einer einzigen Zusammenfassung, wenn mehrere Monitore gleichzeitig ausfallen. Einen Überblick über alle Funktionen und die Preise findest du auf unserer Website.